Главная

Правила оформления накладных.


Этот, казалось бы, элементарный вопрос, часто оказывается первопричиной многих проблем на складе. Поэтому придется напомнить основные параметры и свойство этого первичного документа.


Расходная накладная.

    1. документ, служащий основанием для передачи товара Покупателю.
    2. проводка в базе данных документа «Расходная накладная» приводит к списанию соответствующего количества товара с баланса склада.

Приходная накладная.

    1. документ, служащий основанием для прихода товара на склад
    2. проводка в базе данных  документа «Приходная накладная» приводит к приходованию товара на баланс склада.

Структурно накладную, как любой документ, можно разделить на реквизиты и содержательную часть.

Реквизиты (от лат. requisitum – необходимое)  документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.
Содержательная часть – это список действий или материальных ценностей, ради которых документ составлен.
Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

К обязательным реквизитам накладной можно отнести:
- наименование накладной
- номер накладной
- дата накладной
- наименование Поставщика
- наименование Получателя
- подписи Поставщика и Получателя
- печати Поставщика и Получателя

Дополнительные реквизиты: описание основания отгрузки(например, реквизиты договора), контактные лица и т.п. уточняющие сведения.

Содержание документа Накладная:
- наименование товара
- единица измерения
- количество товара в единицах измерения
- стоимость единицы товара
- полная стоимость всего количества в товарной позиции
- общая стоимость товара в накладной

Очень важно понимать, что отсутствие того или иного обязательного реквизита документа или неправильное его оформление, ошибки и неточности при заполнении его содержательной части, существенно искажают статус документа и чаще всего делают его «ничтожным», т.е. заставляют усомниться в достоверности проведения операции приемки или отгрузки, позволяют оспорить одной из сторон сам факт совершения означенной в накладной операции, в целом или частично.
Поскольку накладные определяют факт принятия или списания на балансе склада материальных ценностей, то для материально-ответственных  лиц крайне важно четко понимать, насколько документ, принимаемый ими к исполнению, правильно оформлен и какие окончательные реквизиты «закрывают» этот документ, т.е. есть делают его главным основанием для отчета по произведенным операциям и фактическим товарным остаткам.