Главная

Документооборот, как условие для  сохранности  материальных  ценностей

              Для торгующей организации материальная ответственность является не только единственной гарантией для сохранности материальных ценностей, но и условием для успешной коммерческой деятельности, т.к. естественным образом оказывает влияние на логистику движения товара и достоверность товарных остатков, что в свою очередь определяет коммерческие решения.
Однако, если работодатель хочет получить «реальную» материальную ответственность, он должен создать ряд условий для ее воплощения. Одним из ключевых условий является постановка документооборота. В общем случае это предусматривает:

Перечень документов, которые будет служить основанием  для «прихода» и «расхода» товара в разрезе материально ответственного объекта.

Набор заполняемых реквизитов таких документов, которые будут определять достоверность проводимой операции «списания-оприходования».

Определение «траектории» движения и  количества дубликатов этих документов,  с момента создания до момента поступления в архив.

Перечень лиц, ответственных за данные документы и их движение на каждом участке «траектории» (как в бумажном, так и в электронном виде).

              Следует сразу отметить значение «первичного», т.е. бумажного документа, как единственно недвусмысленно точно подтверждающего движение товара, что вытекает из невозможности его «бесследного» исправления. Разумеется, при условии точного заполнения ключевых реквизитов.
Кроме того, необходима минимизация  перечисленных выше пунктов по количественным и качественным показателям, т.к. каждое усложнение приводит к увеличению ошибок.

Перечень документов.

         Перечень документов, используемых для отражения движения материальных ценностей,           с одной стороны, должен полноценно передавать все многообразие производимых на предприятии хозяйственных операций, а с другой, должен быть максимально ограничен по количеству. В разрезе склада  можно выделить   2 основные группы документов: приходные и расходные.

  Приходные документы

приходные накладные

приходные возвратные накладные

инвентаризационная ведомость

   Расходные документы

расходные накладные

расходные возвратные накладные

инвентаризационная ведомость.

  Предлагаемый перечень отражает  определенную иерархию документов по их  значению в документообороте, но несмотря на то, что инвентаризационная ведомость стоит на    3-м месте и является по сути вспомогательным документом, ее оформление требует  разработки отдельного алгоритма и заверяется членами специальной комиссии (не менее 3-х).
Очевидно, что документы в п.п.1 являются основными, т.к. и составляют суть коммерческой операции, т.е. получение прибыли. Внутри своей подгруппы они могут дополнительно разделятся по каким-либо признакам, важно лишь, чтобы это было действительно обосновано и разумно.
Создание  документов из п.п.2  должно иметь серьезное обоснование, т.к. они находятся в явном противоречии с документами из п.п.1. Иными словами, они препятствуют поступательному движению к коммерческому успеху и очевидно ведут к увеличению накладных расходов. Большое количество подобных накладных (а опыт показывает, что при отсутствии контроля и анализа, их количество стремиться сравняться с количеством из п.п. 1) недвусмысленно свидетельствует о стагнационных явлениях в работе предприятия. Независимо от хозяйственного содержания каждой из них.  Прямая и косвенная борьба с ними – важная задача.

Набор реквизитов.

Существуют типовые формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций. В случае движения материальных ценностей такие формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату его составления;

наименование организации-поставщика, от имени которой составлен документ;

наименование организации-получателя

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи этих лиц и их расшифровки.

«Траектория» движения и ответственные лица. 

     Необходима четко отработанная схема движения документа от момента создания до момента  поступления в архив (или аналитический отд. и т.д.) и круг лиц, ответственных за соблюдение такой схемы. Схема должна отражать количество дубликатов документов и обоснованность такого количества, пункты назначения каждого дубликата и его смысловую нагрузку.
Важно! Фактический документооборот должен соответствовать фактическому движению материальных ценностей, в разрезе материально ответственных лиц (объектов) и должен 1:1 отражаться в электронной базе данных (не только по количеству, что очевидно, но и по дате, а еще лучше и по времени (!)). В противном случае предприятие не будет иметь в течение рабочего дня ни одного момента времени, когда фактические складские остатки соответствуют остаткам в электронной базе данных.

Для реализации вышеуказанного принципа потребуется введение понятия закрытие рабочего дня.  Оно означает, что:

движение товара на складе прекращено

фактическое движение товара соответствует документам и информации в электронной базе, первичные документы оформлены надлежащим образом.

все документы, по которым по каким-либо причинам не произведено товарное движение, переносятся на следующий рабочий день или удаляются.

Реестр документов  рабочего дня создан и является достоверным, что подтверждается количеством первичных документов и проверочными отчетами (в зависимости от настроек электронной базы).

          После этого все права доступа по изменению документов дня остаются только у Администратора базы данных.  Сформированный пакет документов поступает в архив (бухгалтерию, аналитический отдел или др.).

                Принцип закрытия рабочего дня подразумевает, что изменения в электронной базе задним числом недопустимы не столько по причине ограничений администрирования, сколько по требованиям здравого смысла.